eIFU Solution
Die digitale Lösung für die Verwaltung von Gebrauchsanweisungen (IFUs)
eIFU steht für die intelligente, digitale Bereitstellung und Verwaltung von Gebrauchsanweisungen (IFUs). Unsere Lösung richtet sich insbesondere an Unternehmen der Medizintechnik und verwandter Branchen – ist jedoch flexibel genug, um auch in anderen regulierten Branchen eingesetzt zu werden.
Vorteile eines eIFU Systems
mit Berechtigungen, Versionierung und Archivierung
Bereitstellung gemäß MDR, FDA und anderen internationalen Vorschriften
Ihrer Dokumentenprozesse
auf Ihre Dokumente über eine maßgeschneiderte Webplattform
Die wichtigsten Funktionen
Umfangreiche Suchfunktionen
Nach Referenznummer, HIBC, GTIN, Produktname, Dokumenten, Kategorien, Produktgruppen oder „versteckten Suchbegriffen“.
Corporate Design
Anpassung des Portals an Ihr Corporate Design. Mit den Grundelementen Logo, Farbe und Schriftart oder einem vollständig individuellen Layout.
Mehrsprachigkeit
Den Benutzern wird automatisch die für sie beste/richtige eIFU angezeigt, basierend auf ihrem Land (IP-Adresse) und ihrer Sprache (Browsersprache).
Optionale Erweiterungen für Ihr eIFU-System
Code-Scanner für alle 2D-Codes ermöglicht einen einfachen und direkten Zugriff auf Gebrauchsanweisungen – schnell und ohne Umwege.
Datensätze flexibel zusammen oder separat mit unterschiedlichen Markendesigns ausgeben.
Automatische Benachrichtigungen und Push-Meldungen, um Benutzer und Stakeholder in Echtzeit über Aktualisierungen zu informieren.
Sicheres und flexibles Hosting
Unsere Lösung speichert Ihre Daten in zertifizierten, DSGVO-konformen Rechenzentren für maximale Sicherheit und Zuverlässigkeit.
Wählen Sie zwischen Hosting in unseren deutschen Rechenzentren, Ihrer eigenen Cloud oder eine On-Premise-Lösung.
Profitieren Sie von laufenden Updates und kontinuierlicher Weiterentwicklung – damit Ihre elektronischen Gebrauchsanweisungen auf dem neuesten Stand sind.
So einfach
In 3 Schritten zu Ihrer eIFU-Lösung
Anfrage senden
Füllen Sie das Formular aus – schnell, einfach und unverbindlich. Teilen Sie uns Ihre Wünsche mit.
15 Minuten Meeting
Wir stellen Ihnen in einem kurzen Telefonat Ihre maßgeschneiderte eIFU-Lösung vor.
System aufsetzen
Wir setzen die eIFU-Lösung für Sie auf und unterstützen Sie bei der Erstbefüllung.
FAQ – Ihre Fragen zum eIFU-System
Diese Kunden nutzen bereits unsere eIFU Lösung
Anfrage senden
Füllen Sie das Formular aus und buchen Sie eine kostenlose 15-minütige Demo – schnell, einfach und unverbindlich.
Das Team hinter eIFU Solution
eIFU Solution basiert auf dem System CMA, das von w-group, Team Technology und bemerkt seit 2019 speziell für die Anforderungen der Medizintechnik und Pharmabranche entwickelt wird.
für eine sichere und maßgeschneiderte eIFU-Lösung
für intuitive und benutzerfreundliche Bedienung
für nachhaltige und zukunftssichere Systeme
Interesse geweckt?
Kontaktieren Sie uns.
Funktionen der
eIFU-Lösung
Optimierter Workflow, verbesserte Compliance und eine intuitive Nutzererfahrung für regulierte Umgebungen.
Umfangreiche Suchfunktionen
Suche nach Referenznummer, HIBC, GTIN, Produktname, Dokumenten, Kategorien, Produktgruppen und selbst definierten, versteckten Suchbegriffen.
Die GTIN/HIBC-Suche unterstützt die eindeutige Identifizierung von Medizinprodukten über die Nummer oder einen Barcode.
Die Verwaltung großer Datenmengen wird durch die Suche übersichtlich und transparent, insbesondere für regulierte Umgebungen.
On Brand
Umfassendes Portal-Design entsprechend Ihrem Corporate Design, einschließlich Integration von Logo, Farben und Schriftarten.
Übernehmen Sie das Basisdesign oder lassen Sie ein vollständig individuelles Layout erstellen.
Nutzen Sie denselben Datensatz in verschiedenen Markendesigns. Unterstützt die Ausgabe passend auch zu komplexen Unternehmensstrukturen.
Mehrsprachigkeit
Die Browsersprache dient als primärer Indikator, ergänzt durch IP-basierte Geolokalisierung, mit optionaler manueller Sprachauswahl.
Die Funktion minimiert Fehler bei der Sprachauswahl, garantiert den Zugriff auf aktuelle, länderspezifische Gebrauchsanweisungen und sorgt für eine reibungslose Benutzererfahrung und Compliance.
Einfaches Datenhandling
Import mithilfe vorgefertigter CSV-Vorlagen, insbesondere für große Datenmengen.
Direkte, automatische und regelmäßige Datenübertragung zwischen PIM-System und eIFU-Lösung über eine REST-API oder individuelle Lösungen möglich.
Manuelle Korrekturen und Anpassungen sind jederzeit möglich, auch für Sonderfälle und kurzfristige Änderungen, um maximale Datenqualität und Effizienz zu gewährleisten.
Revisionssicher
Unsere eIFU-Lösung gewährleistet eine Zugriffskontrolle, die definiert, wer Rechte an Dokumenten und Produkten hat.
Gewährleistet die langfristige Speicherung von Dokumenten und garantiert Datensicherheit, Compliance und Rückverfolgbarkeit.
Änderungen werden als Revisionen protokolliert, sodass frühere Versionen weiterhin abgerufen werden können.
Anforderungs-Workflow
Benutzer können entweder digitale Anweisungen direkt herunterladen oder gedruckte Versionen der Dokumente bestellen wie gestzlich vorgegeben.
Nahtlose Integration der Dokumentenbestellung direkt in den Download-Prozess, sodass Benutzer die gewünschten Gebrauchsanweisungen bequem anfordern können.
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eIFU – eine Lösung für viele Anforderungen
Digitale Instructions for Use sind mehr als eine regulatorische Pflicht: Sie schaffen Effizienz, Rechtssicherheit und eine bessere Nutzererfahrung.
Je nach Unternehmensgröße und Komplexität unterscheiden sich Anforderungen deutlich – vom einfachen, automatisierten Bereitstellen bis zur integrierten Enterprise-Lösung mit mehreren Marken und Systemen.Die folgenden Use-Cases zeigen, wie eIFU Solution eingesetzt werden kann – vom strukturierten Einstieg zur skalierbaren Plattform.
Use-Case: Basis
eIFU für ein einzelnes Medizintechnik-Unternehmen
Profil: Ein Hersteller mit einem überschaubaren Produktportfolio, wenigen Marken und klaren Verantwortlichkeiten.
Ziel: eIFU rechtskonform bereitstellen, Aufwand reduzieren, Versionen sicher beherrschen.
Ausgangslage
IFUs liegen in Ordnerstrukturen – Veröffentlichung ist manuell, fehleranfällig und langsam.
Neue Revisionen und neue Sprachen müssen wiederholt in mehreren Kanälen gepflegt werden.
Nachweispflichten sind zeitintensiv: Wer hat wann was veröffentlicht? Welche Version ist gültig?
Anfragen häufen sich: Wo finde ich die aktuelle Anleitung? Gilt diese Version für mein Gerät?
Lösung mit eIFU-Basisfunktionen
Massen-Upload zur automatischen Veröffentlichung. Flexible händische Korrektur möglich.
Versionen und Sprachen sind strukturiert archiviert, mit eindeutiger Zuordnung zum Produkt.
Verfügbarkeit per unveränderlichem Link, Download oder Papierversion.
Nutzer finden mit wenigen Klicks die passende IFU für weniger Tickets im Support.
Mehrwert
Deutlich geringerer manueller Pflegeaufwand
Weniger Risiken durch falsche, bzw. alte Versionen im Umlauf
Schnellere Publikation und bessere Audit-Fähigkeit
Messbar weniger Supportkontakte, schnellere Auskunft
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Use-Case: Enterprise
eIFU für ein Unternehmen mit mehreren Marken
Profil: Medizintechnikunternehmen mit mehreren Marken, Produktgruppen, internationalen Teams, hoher Variantenzahl.
Ziel: "Single Source of Truth“ für IFU, bessere Customer Experience und strategische Portfolio-Steuerung.
Ausgangslage
Mehrere Marken nutzen unterschiedliche Prozesse oder Systeme; IFU-Daten werden doppelt gepflegt.
Ein führendes System (z. B. PIM) gilt als Master – eIFU muss trotzdem aktuell sein.
Kunden erwarten Komfort: QR-Scan am Produkt, Abo-Updates, schnelle Treffer.
Komplexer Aufbau: Produktgruppen, Kompatibilitäten und Alternativen sollen sinnvoll abgebildet werden.
Lösung: eIFU mit Omnichannel-Ausspielung
Zentrale IFU-Assets und markenspezifische Portale (Branding, Sprache, Routing) ohne Doppelpflege.
Synchronisation reduziert Medienbrüche und verhindert Abweichungen.
Macht das Smartphone zum Scanner. Direkte Weiterleitung zur passenden IFU.
Nutzer können Produkte oder Gruppen abonnieren und werden bei Revisionen der eIFU informiert.
Produkte können zu Gruppen zusammengefasst werden. Ergebnislisten zeigen die gesamten IFUs.
Ausgabe alternativer Ergebnisse bei Eingabe von Wettbewerber-IDs oder nicht erkannten Codes.
Mehrwert
Konsistente Daten über Marken und Länder hinweg
Höhere Kundenzufriedenheit durch QR-Scan & Updates
Strategischer Hebel: Such- und Alternativlogik lenkt Nutzer zu passenden Produktlinien
Bessere Analyse: häufige Suchbegriffe, Abo-Interessen
Dokumente
Rechtliche Basis zu elektronischen Gebrauchsanweisungen
Verordnung (EU)
Nr. 207/2012 über elektronische Gebrauchsanweisungen für Medizinprodukte
Durchführungsverordnung (EU)
2021/2226 mit Bestimmungen zur Verordnung (EU) 2017/745 hinsichtlich elektronischer Gebrauchsanweisungen für Medizinprodukte
Die eIFU Solution auf einen Blick
Kurzzusammenfassung
Produktübersicht
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